Sjekkliste: 10 ting arrangører glemmer
De tingene som går galt på en fest, er sjelden de store. Lokalet er booket, maten er bestilt, artisten er signert – og så er det strømmen, en overgangskabel eller at ingen tok imot DJ-en som velter kvelden.
Her er ti punkter som ikke står på de vanlige listene, men som dukker opp igjen og igjen.
1. Strøm nok til alt som skal stå på samtidig
Nok stikkontakter er ikke det samme som nok strøm. Lydanlegg, lysrigg, kaffetrakter og en varmeovn på samme sikringskurs er den vanligste grunnen til at musikken stopper.
Finn ut hvilke kurser uttakene hører til, og fordel utstyret på minst to. Utendørs gjelder i tillegg IP44-merkede gummikabler – se hagefest: lyd, strøm og vær.
2. Overganger og kabler
Lydanlegget i lokalet er gjerne ti år gammelt, og telefonen din har bare USB-C. Har du overgangene som trengs?
Dette er ditt ansvar hvis du skal spille musikk selv. Har dere DJ, tar hen som regel med alt – men spør, så slipper dere å finne det ut klokka seks.
3. Noen som tar imot artistene
Artistene kommer mens du står midt i noe annet. Utpek én person som har ansvaret for å møte dem, vise hvor de skal rigge, si hvor toalettet og strømmen er, og tilby noe å drikke.
Det tar ti minutter og er forskjellen på en artist som er klar i god tid, og en som fortsatt leter etter en stikkontakt når gjestene kommer.
4. Lydprøve før gjestene kommer
Avtal når lokalet er tomt og artisten kan prøve lyden. Et band trenger rundt to timer fra de ankommer til de er klare. En DJ trenger én.
Lydprøve mens de første gjestene står i garderoben, fungerer dårlig for alle.
5. Lys i garderoben og på toalettene
Stemningsbelysning i festlokalet er fint. Stemningsbelysning der folk skal finne jakka si er ikke det. Sjekk også at det er nok papir og såpe til antall gjester gjennom en hel kveld.
6. Parkering og veibeskrivelse
Send ut hvor folk skal parkere – også artistene, som kommer med tungt utstyr og trenger å komme nær inngangen. Sjekk om det trengs parkeringsbevis, og om porten er låst etter klokka seks.
7. Kjøreplan til alle involverte
Planen i hodet ditt hjelper ingen. Kjøkkenet, DJ-en, konferansieren og servitørene trenger den samme tidsplanen, printet og hengt opp. Se kjøreplan for festen.
8. Allergier og alternative retter
De fleste husker å spørre. Færre husker å sjekke at kjøkkenet faktisk har en plan, og at den som serverer vet hvem som skal ha hva.
9. En nødpakke
Gaffateip, saks, sikkerhetsnåler, plaster, en mobillader og noen ekstra skjøteledninger. Det er påfallende hvor ofte en rull teip redder en kveld.
10. Opprydding og retur av utstyr
Hvem rydder klokka tre? Hvem leverer tilbake leid utstyr på mandag, og når stenger utleieren? Avtal dette før festen, ikke mens dere står der.
Hva med artistene – hva må være avklart?
Fem spørsmål som dekker det meste, og som bør være besvart skriftlig før festen:
- Hva er totalprisen, og hva inngår? Timer, utstyr, reise.
- Når kommer artisten, og når skal hen være ferdig?
- Hvem stiller med lyd og lys? Dette er den vanligste uklarheten.
- Hvor mye plass og strøm trengs? Be om teknisk rider – se
- Hva skjer ved avbestilling? Fra begge sider.
Hvordan betaling og avtale fungerer i praksis, står i slik betaler du artisten trygt.
Hva bør vi gjøre når?
| Når | Hva |
|---|---|
| 3–6 mnd før | lokale, dato, artister |
| 1 mnd før | kjøreplan, meny, teknisk rider |
| 1 uke før | kjøreplan til alle, parkering til gjestene |
| Dagen før | nødpakke, overganger, ladere |
| På dagen | ta imot artistene, lydprøve, print kjøreplanen |
Spørsmål og svar
Hva glemmer folk oftest? Strøm. Nok stikkontakter er ikke nok kapasitet, og det oppdages først når sikringen går.
Hvor tidlig bør artistene komme? En DJ trenger rundt en time til rigg og lydprøve. Et band trenger to, og et tomt lokale.
Hvem bør holde i kjøreplanen? Ikke den som arrangerer. En toastmaster eller konferansier frigjør vertskapet til å være til stede i sin egen fest.
Må vi ha skriftlig avtale med artisten? Ja. Gigger anbefaler alltid en skriftlig avtale med avbestillingsvilkår – det står også i spørsmål og svar.
Hva koster det å legge ut et oppdrag? Ingenting. Det er gratis for kunder, og du betaler bare det du avtaler med artisten du velger.
Har du lokalet og datoen klar? Beskriv arrangementet, så får du tilbud fra artister som er ledige, og kan krysse av det tyngste punktet på lista.